Sei alla ricerca di una location eventi? Ecco i punti importanti da considerare per scegliere quella perfetta
Se vuoi sapere come scegliere la perfetta location per un evento continua a leggere questo post. Quando si parla di scelta si fa riferimento a qualcosa di molto personale, ma se si ha paura di sbagliare allora anche una mano da chi ha più esperienza può aiutare a non commettere errori. Sbagliare la scelta della location per il tuo evento può rappresentare un potenziale rischio di fallimento anche per il più organizzato dei professionisti.
6 “pilastri” per scegliere la perfetta location per un evento
Concentriamoci, innanzitutto, sul tipo di evento da organizzare. Perché scegliere una location per una festa porta un impegno differente rispetto alla scelta di un luogo ideale per un congresso. La festa va organizzata in luoghi suggestivi e che possano fornire ispirazione, magari, per un tema specifico. In questo caso vanno studiate bene le dimensioni della sala o delle sale, la disponibilità degli spazi e dei servizi.
Per quanto riguarda meeting, congressi, seminari ed eventi legati a formazione o discussioni, le necessità logistiche sono completamente differenti. È una questione molto più difficoltosa perché il luogo da scegliere deve disporre di molti più requisiti e non può essere caratterizzato da semplice buongusto. Ma quali sono questi requisiti specifici per scegliere la perfetta location per un evento? Eccone alcuni, i principali:
- accessibilità;
- dimensioni;
- acustica;
- impianto video;
- impianto luci;
- servizi.
In generale sono questi gli aspetti che vanno considerati obbligatoriamente per poter organizzare qualcosa di valido e professionale. È il caso di approfondirli singolarmente:
1) Accessibilità
Il riferimento è chiaramente a un luogo facile da raggiungere. In questo caso va sottolineata la tipologia del mezzo per effettuare gli spostamenti perché un luogo in aperta campagna potrebbe creare non pochi disagi a chi si sposta con mezzi pubblici. Per questo motivo è sempre consigliabile un luogo più accogliente al limite dell’hinterland. Oltre potrebbe essere piuttosto scomodo da raggiungere.
2) Dimensioni
Un aspetto che dipende dalle necessità di chi organizza l’evento. Un corso di aggiornamento di un’azienda potrebbe richiedere spazi piuttosto ampi e multisala per poter dividere in settori l’offerta di insegnamento. Niente di esagerato o dispersivo ma che consenta a tutti di fruire dell’evento in maniera completa. Di contro, aule eccessivamente ampie possono essere troppo dispersive e non giovare alle ultime file o alle sedute più esterne.
3) Acustica
Per quanto riguarda l’acustica è indispensabile che si disponga di attrezzatura specifica. L’impianto di amplificazione, ad esempio, va distribuito in maniera equilibrata. Una sala quadrata o rettangolare, in questo caso, sarebbe l’ideale. I diffusori vanno posti ai quattro vertici per un’acustica uniforme. Se c’è bisogno di interagire con il pubblico, 1 o 2 microfoni potrebbero non essere sufficienti. L’organizzazione, inoltre, dovrà badare bene all’acquisto di un microfono wireless, da poter tenere in sala per interventi dal pubblico. Non ultimo, l’importanza di un’acustica eccellente nel caso in cui si utilizzino collegamenti in streaming. L’utilizzo da parte di chi interviene di microfoni di bassa qualità audio può rappresentare un limite per tutti i partecipanti. Per questo bisogna disporre anche di un mixer di qualità per migliorare la pulizia del segnale audio.
4) Impianto video
Per un’ esperienza utile durante un corso o un congresso è indispensabile poter contare su un supporto video ottimale. Infografiche, tabelle e abstract devono essere ben visibili su schermo. Questo problema può essere impegnativo se si utilizza un proiettore non in grado di restituire un’immagine di qualità. Il riferimento, ovviamente, non va solo alla definizione dell’immagine, ma anche alla luminosità della stessa. Bisogna anche testare l’immagine guardando dai diversi angoli della sala, per verificare se la lettura risulta difficoltosa da uno di questi, o se la luce cambia impedendo una perfetta lettura delle immagini da schermo.
5) Impianto luci
Un aspetto importante soprattutto per quanto riguarda il panel degli invitati, degli insegnanti e di chiunque debba effettuare un intervento. Non si tratta solo di un effetto scenografico per far vedere come è stato allestito il convegno. È fondamentale dare la giusta luce a chi sta intervenendo in quel momento, per indicarlo al pubblico in sala e per garantire una resa migliore a chi riprende in video. Le luci devono essere efficaci, nel senso che un’illuminazione troppo forte potrebbe creare problemi con la proiezione di immagini e video. In questo caso è importante disporre di un supporto luci e di un service. Affidarsi solo alle luci in sala può rappresentare un problema nel caso in cui queste non siano indipendenti e dipendano da un unico interruttore.
6) Servizi
Definizione piuttosto generica ma importante. Cosa sono i servizi quando si partecipa a un convegno? I servizi riguardano tutto quello che può essere messo a disposizione dei partecipanti (pubblico e non) durante l’evento. Il riferimento principale è quello relativo alla connessione internet. Ecco perché uno dei primi aspetti da valutare quando si sceglie la location per un evento è la disponibilità di una rete internet. Che non sia solo funzionante, ma anche veloce e stabile. Altro importante aspetto è quello relativo alla disponibilità di prese per ricarica di smartphone e tablet, oppure di postazioni dove sistemare un portatile.