Il video per congressi è chiamato a svolgere importanti funzioni per la documentazione, promozione e fruibilità di ogni tipo di evento. Per capirne l’importanza, basta considerare che ormai sono spesso più le persone che partecipano guardando la conferenza in streaming o tramite i filmati postati su YouTube che fisicamente.
Per questo motivo, gli organizzatori mettono a disposizione del pubblico con frequenza sempre maggiore dei filmati girati apposta per catturare gli interventi più interessanti. Ma come fare a realizzare dei video per congressi professionali, coinvolgenti e soprattutto fruibili per tutte le tipologie di utenti? Abbiamo riassunto tutto quello che abbiamo appreso in vent’anni di esperienza nei seguenti punti.
1 usare la realtà aumentata
Il video per conferenza è un mezzo dalle potenzialità ancora inesplorate che in teoria potrebbe rendere l’esperienza da remoto ancora più ricca di quella reale. Ad esempio, con la realtà aumentata è possibile inserire indicazioni del tipo nome e CV del relatore, momento o minuto della conferenza, link al sito dell’azienda, logo o notizie degli sponsor, e così via.
2 creare coinvolgimento
Non c’è niente di più noioso di una immagine piatta ripresa da una fotocamera ferma. Rendete dinamico e coinvolgente il vostro video con strumenti di regia come il time-lapse (accelerazione/rallentatore), le panoramiche dall’alto, le angolazioni inusuali.
In postproduzione, è possibile donare alle immagini tutta la qualità della pellicola utilizzando appositi software come il Da Vinci. Un esempio di come trasformare un congresso in un film è il video realizzato da McQueen per Biutop 2017.
3 saper presentare i dati
In ogni presentazione si fa sempre ampio uso di slide e presentazioni di dati, che devono essere ovviamente catturati in video nel modo più idoneo per renderli fruibili allo spettatore. Non è così facile come sembra, come sa bene chiunque abbia provato a farlo con il proprio cellulare.
4 attenzione alla fruibilità
Un buon video per congressi deve poter essere visualizzato su tutti i dispositivi, dai monitor per parete agli smartphone. In questo modo i fruitori da remoto possono seguirvi anche se sono in situazioni tipo treno, lavoro, viaggio o autobus.
5 usare le interviste
Ancora oggi, l’intervista in stile giornalistico resta un ottimo mezzo di documentazione e promozione. Intervallare il video del vostro congresso con interviste dirette a personaggi o relatori chiave e agli organizzatori non solo renderà più completa la documentazione dell’evento, ma anche più dinamico e interessante il girato.
6 mettere il logo
In apertura o in chiusura di ogni video per conferenze è sempre bene inserire il logo e il nome dell’azienda, trasformandolo in questo modo in una efficace forma di pubblicità. Un esempio è il video racconto MCQueen della conferenza annuale Biutop del 2017 a Rimini.
7 inquadrare il pubblico
Inquadrare il pubblico, le sue reazioni, l’espressione dei partecipanti, gli applausi non solamente rende un video più coinvolgente ed emozionante, ma crea anche un effetto di maggiore immersività e partecipazione per chi guarda da remoto.
8 curare la qualità visiva e audio
Per quante siano buone le vostre idee, senza qualità immagine e suoni puliti difficilmente otterrete un prodotto fruibile. Meglio spendere qualcosa in più in macchinari e tecnici che li sappiano usare che avere tra le mani un prodotto non utilizzabile o che peggio vi fa fare una figuraccia.
9 scegliere una buona regia
Un video per congressi non deve essere piatto e noioso, ma piuttosto dovrebbe veicolare la dimensione spettacolare e teatrale della convention coinvolgendo lo spettatore a livello emozionale il più possibile. Questo si ottiene con una buona regia che sappia non solo seguire i punti salienti della conferenza, ma anche accentuarli nel modo più opportuno.
10 condividere sui social
Al giorno d’oggi la condivisione sui social come Facebook, Instagram e YoutTube è fondamentale. In questo modo si realizza la funzione primaria del video, che è quella sia di promuovere l’evento che di rendere edotta dei suoi contenuti la platea di spettatori più vasta possibile.
11 disporre della tecnologia necessaria
Il settore fiere e convegni è uno dei più innovativi e con più possibilità a livello tecnologico, soprattutto per la possibilità di trasmetterlo in diretta sul web. L’era dei videoamatori che girano in proprio col lo smartphone è finita. Senza professionisti, registi, tecnici, luci, cavi, supporti, gru, videocamere, software di elaborazione dell’immagine e impianti voci si otterrà un prodotto molto scadente, con suoni confusi e immagini che ballano, e soprattutto poco o per nulla fruibile dall’utente finale.
12 mandare il vostro video per congressi sul web
I video per congressi devono poter essere trasmissibili in streaming sul web per essere fruiti in diretta da chi non può partecipare. Per raggiungere questo scopo, bisogna però rispettare diversi vincoli tecnici, dalla qualità del girato (sempre in Full HD) alla leggerezza del peso in byte del file per non ingolfare le connessioni internet poco potenti.